Іскерлік іс-шараларды ұйымдастыру
Конференциялар, таныстырылымдар, серіктестерге арналған қабылдаулар және марапаттау рәсімдері — бір жауапты командамен және баптар бойынша сметамен. Техникалық бөлікті — сахна, дыбыс, жарық, экрандар — өз мамандарымыз жасайды.
Алматыда іскерлік іс-шараларды ұйымдастыру — тапсырыс берушінің беделіне қызмет ететін жұмыс. Қонақтар — клиенттер, серіктестер, мемлекеттік органдар мен баспасөз өкілдері, ал тіркеудегі немесе дыбыстағы кез келген ақауды бәрі көреді. Сондықтан біз уақыт кестесінен, тізімдерден және сценарийден бастаймыз, безендіруді кейін қосамыз.
Мұндай іс-шараларды брифтен есепке дейін өз мойнымызға аламыз: алаң, бағдарлама, техника, тіркеу, кейтеринг, брендтеу және алаңдағы жұмыс. Сіз негізгі шешімдерді келісіп, қонақтар алдында сөз сөйлейсіз. MICE-агенттік іздесеңіз, біз оның «кездесулер, конференциялар, іс-шаралар» бөлігін атқарамыз.
Қандай іскерлік және PR іс-шараларды ұйымдастырамыз
-
Конференциялар мен форумдарды ұйымдастыру
Салалық, серіктестік және ішкі конференциялар: алаң, қатысушыларды тіркеу, сахна мен экрандар, баяндамашылармен жұмыс, тамақ, ілеспе аударма және трансляция.
-
Өнім таныстырылымы мен ашылу салтанатын ұйымдастыру
Өнімнің немесе брендтің тұсаукесері, тұрғын үй кешенінің таныстырылымы, дүкеннің, мейрамхананың немесе кеңсенің ашылуы. Сценарийді өнімді көрсету сәтіне қарай құрамыз.
-
Форум ұйымдастыру
Бірнеше ағын, пленарлық отырыс, көрме аймағы, VIP-қонақтар. Мұнда ең бастысы — навигация, залдардың уақыт кестесі және хаттамамен жұмыс.
-
Салтанатты кешкі ас (gala dinner) және серіктестерге қабылдау
Клиенттер мен серіктестерге арналған салтанатты кешкі ас: хаттама бойынша отырғызу, сөз сөйлеу, әңгімеге кедергі келтірмейтін бағдарлама. Мұндай кешкі ас көбіне конференцияның немесе форумның қорытынды бөлігі болады.
-
Марапаттау рәсімі
Салалық сыйлық, серіктестерді немесе үздік дилерлерді марапаттау: номинациялар, сахнаға шығу сценарийі, брендбук бойынша дипломдар мен мүсіншелер, баспасөзге арналған фото.
-
Қала сыртында семинар ұйымдастыру және стратегиялық сессия
Басшылықтың немесе команданың қала сыртындағы жұмысы: зал, қажет болса модератор, тамақ, түнеу, көлік. Кешке демалыс немесе командалық бағдарлама қосуға болады.
-
Іскерлік таңғы ас және баспасөз мәслихаты
Уақыт кестесі қатаң белгіленген қысқа форматтар: тіркеу, баспасөзді аккредиттеу, дыбыс, жазба.
Іскерлік іс-шараны ұйымдастыруға не кіреді
- бриф: мақсаттар, аудитория, іс-шараның KPI көрсеткіштері, келісушілер;
- тұжырымдама, бағдарлама және сценарий, минутына дейінгі уақыт кестесі;
- алаңды таңдау және брондау;
- қатысушыларды тіркеу: форма, тізімдер, бейдждер, кіреберістегі тіркеу үстелдері;
- сахна, дыбыс, жарық, экрандар, ілеспе аударма, трансляция және жазба;
- баяндамашылармен жұмыс: брифинг, слайдтар, көлік, дайындалу бөлмесі;
- кофе-брейк, түскі ас, фуршет;
- брендбук бойынша брендтеу және навигация: пресс-волл, баннерлер, экрандар, көрсеткіштер;
- қазақ, орыс, ағылшын тілдерінде жүргізуші немесе модератор;
- фото, бейне, іс-шара күні әлеуметтік желілерге жедел фото;
- алаңдағы үйлестірушілер;
- есеп және жабатын құжаттар.
Маркетинг, PR және әкімшілік қызметпен қалай жұмыс істейміз
Хаттама және VIP. Алаң сызбасы және қонақтар ағыны, күзетпен жұмыс, VIP-қонақтарға бөлек кіреберіс пен сүйемелдеу, хаттама бойынша отырғызу. Күтпеген жағдайдағы әрекет жоспары: жарықтың сөнуі, баяндамашының кешігуі, сессияның ауысуы.
Брендбук және келісу. Барлық макет — фирмалық стиліңізге сай. Басып шығарғанға дейін маркетингпен және PR-мен келісеміз, келісу мерзімін кестеге алдын ала енгіземіз. Бүкіл жобаға бір үйлестіруші жауап береді.
Екі тіл. Навигация, экрандар, таратылатын материалдар және жүргізуші — қазақ және орыс тілдерінде, қажет болса ағылшын тілімен.
Іс-шарадан кейінгі материалдар. Фото мен бейнені 3 күннен кейін береміз — ішкі есеп пен жарияланымдарға дайын.
Дайындық кезеңдері
- Танысу және бриф: мақсаттар, аудитория, күні, қатысушылар саны, бюджет, келісушілер.
- Алдын ала смета және алаң нұсқалары — әңгімеден кейін бірнеше сағат ішінде.
- Шарт және алдын ала төлем, алаңды брондау және команданың кестесін бекіту.
- Тұжырымдама, бағдарлама және сметаны бекіту.
- Дайындық: баяндамашылар, тіркеу, макеттер, техника, кейтеринг.
- Техникалық дайындық (репетиция) алаңда — алдыңғы күні немесе іс-шара күні таңертең.
- Іс-шара күні — үйлестірушілер тіркеуде, залда және сахна артында.
- Есеп және материалдарды тапсыру, жабатын құжаттар.
Іскерлік іс-шараны ұйымдастыру қанша тұрады
Баға форматқа және ұзақтығына, қатысушылар санына, алаңға және техникалық жабдыққа байланысты. Ілеспе аударма, трансляция және бірнеше залда өтетін форматтар — сметаның жеке баптары.
Бағасы — WhatsApp арқылы сұраңыз, агенттік жұмысы — сметаның 10%-ы. Баптар бойынша сметаны брифтен кейін жібереміз: нұсқаларды салыстырып, бюджетті компания ішінде келісуге ыңғайлы.
Жұмыстың бір бөлігіне ғана тапсырыс беруге бола ма? Жауапты көрсету
Иә: қатысушыларды тіркеу, кейтеринг, брендтеу немесе іс-шара күнінде үйлестіру. Сметаны тек таңдалған блоктарға есептейміз.
Ілеспе аударма мен онлайн-трансляцияны ұйымдастырасыздар ма? Жауапты көрсету
Иә, ұйымдастырамыз: кабиналар, жабдық, аудармашылар, тапсырыс берушінің платформасына трансляция және жазба. Аударма мен трансляцияға қойылатын талаптарды брифте бекітеміз.
Мемлекет қатысатын компаниялармен жұмыс істейсіздер ме? Жауапты көрсету
Иә, шарт бойынша жұмыс істейміз. Сатып алу ұйымыңыздың ішкі қағидалары бойынша жүрсе, талаптарды бриф кезеңінде жіберіңіз. Шот жазамыз, іс-шарадан кейін орындалған жұмыстар актісі мен ЭШФ тапсырамыз.
Іс-шараны қазақ және орыс тілдерінде өткізуге бола ма? Жауапты көрсету
Иә: екі тілде сөйлейтін жүргізуші немесе модератор, ілеспе аударма, екі тілдегі навигация мен экрандар.
Іскерлік іс-шараның корпоративтен айырмашылығы неде? Жауапты көрсету
Іскерлік іс-шара клиенттерге, серіктестерге және баспасөзге арналады: мұнда бедел, хаттама және іскерлік бағдарлама маңызды. Іс-шара тек өз ұжымыңызға арналса, бұл — корпоратив, сілтеме «Ұқсас қызметтер» блогында.
Іс-шараңыз туралы айтыңыз
Форматын, күнін және қатысушылар санын жазыңыз. Нақтылайтын сұрақтар қойып, алдын ала смета жібереміз. Барлық байланыс тәсілі — бізбен байланысу бетінде.