Организация фестивалей и массовых мероприятий
Городской праздник, open air, гастрономический фестиваль или корпоративный фестиваль для сотрудников. Концепция, схема площадки, сцена и программа, работа с участниками фуд-корта и маркета, штаб координаторов на площадке.
Организация фестиваля в Алматы отличается от закрытого мероприятия тем, что гостей нельзя посчитать по списку. Люди приходят и уходят, погода меняется, очереди растут у самой популярной точки. Поэтому подготовка начинается со схемы площадки и потоков гостей, а сцена и артисты встраиваются в неё.
Мы берём на себя организацию массовых мероприятий для брендов, девелоперов, городских и корпоративных заказчиков: от концепции до уборки площадки после закрытия. Работаем без подрядчиков: сцена, звук и свет, программа и координация на площадке — наша команда.
Какие фестивали и городские праздники мы организуем
Городской праздник. День города или района, праздник на площади или в парке, программа для семей: сцена, мастер-классы, детская зона, ярмарка.
Open air и маркет выходного дня. Музыка под открытым небом, дизайнерский или фермерский маркет, лекции и зоны отдыха. Формат для брендов, торговых центров и общественных пространств.
Гастрономический фестиваль. Фуд-корт из ресторанов и производителей, кулинарные шоу, дегустации. Отдельная работа — отбор участников, их подключение к воде и электричеству.
Корпоративный фестиваль для сотрудников. Праздник для большой компании и семей сотрудников: несколько зон, сцена, спорт, программа для детей, кухня. Подходит, когда вечер в ресторане уже не вмещает всех.
Праздник для жителей ЖК. Событие для жильцов от девелопера или управляющей компании: знакомство соседей, программа во дворе, детская зона.
Наурыз. Городской или массовый праздник в дни Наурыза: юрты, национальная кухня, айтыс или концерт, игры, мастер-классы.
Спортивный или музыкальный фестиваль. Забег, турнир, концертная программа — с регистрацией участников и отдельными требованиями к безопасности.
Что входит в организацию фестиваля под ключ
- концепция, программа, схема площадки и зонирование;
- подбор площадки или работа на вашей территории;
- сцена, звук, свет, экраны, генераторы;
- артисты, ведущие на казахском, русском и английском, программа по часам;
- фуд-корт и маркет: схема размещения, работа с участниками;
- безопасность: схема входов и выходов, потоки гостей, охрана, медпост, план эвакуации и план на случай непогоды;
- инфраструктура: туалеты, урны и уборка, навигация, зоны отдыха и тени;
- детская зона и мастер-классы;
- афиши, навигация и брендирование по брендбуку, анонсы вместе с вашим маркетингом;
- регистрация участников для спортивных форматов;
- фото, видео и отчёт после события.
Безопасность и погода
На открытой площадке заранее отвечаем на вопросы, которые в зале решаются сами собой. Где вход и выход, если гостей придёт больше ожидаемого? Где стоят скорая и охрана? Что делаем при ливне или сильном ветре? Как потерявшийся ребёнок найдёт родителей?
Ответы собираем в план площадки и инструкцию для всей команды: координаторов, охраны, волонтёров и участников фуд-корта. В день фестиваля работает штаб на площадке с радиосвязью, а тайминг есть у каждой службы.
Как готовим фестиваль
- Знакомство и бриф: цель, аудитория, ожидаемое число гостей, даты, бюджет, площадка.
- Концепция и предварительная смета. Смету присылаем в течение пары часов после брифа.
- Договор и предоплата, бронирование площадки и подготовка команды.
- Согласования по перечню и графику.
- Участники: артисты, фуд-корт, маркет, спонсоры.
- Анонсы и навигация вместе с вашим маркетингом.
- Монтаж и проверка площадки, инструктаж команды.
- День фестиваля — штаб, координаторы по зонам.
- Демонтаж, уборка, отчёт: фото и видео через 3 дня, итоговая смета с фактическими расходами.
Сколько стоит организация фестиваля
Цена зависит от площадки, продолжительности, ожидаемого числа гостей, сцены и техники, артистов, инфраструктуры и охраны. Часть расходов может покрываться взносами участников фуд-корта и маркета и спонсорами — это закладываем в финансовую модель на этапе концепции.
Стоимость — по запросу в WhatsApp, работа агентства — 10% от сметы. Подробнее — сколько стоят наши услуги.
Что будет, если пойдёт дождь? Показать ответ
План на непогоду готовим вместе с основным: навесы и шатры, защита техники, перенос части программы, решение об отмене по чётким критериям. Условия переноса фиксируем в договоре.
Можно ли провести фестиваль на казахском и русском? Показать ответ
Да. Навигацию и афиши готовим на двух языках, ведущие работают на казахском и русском, при необходимости — на английском.
Как отчитываетесь после фестиваля? Показать ответ
Передаём итоговую смету с фактическими расходами, фото и видео — через 3 дня после фестиваля. Документы — по договору: счёт, акт выполненных работ и ЭСФ.
Обсудим ваш фестиваль
Напишите формат, даты, ожидаемое число гостей и есть ли площадка. Зададим уточняющие вопросы и пришлём концепцию со сметой. Все контакты агентства в Алматы — на отдельной странице.