Организация конференций в Алматы
Площадка, регистрация, сцена и экраны, работа со спикерами и питание участников — одна команда отвечает за весь день конференции. Вы занимаетесь содержанием и гостями.
Организация конференций в Алматы для нас начинается с программы и участников, а не с зала. Сколько потоков, кто спикеры, на каких языках идёт работа, нужна ли трансляция — от ответов зависят площадка, техника и смета.
Конференция — один из форматов, которые мы готовим вместе с другими деловыми событиями: форумы, gala dinner и церемонии награждения. Их часто объединяют: днём сессии, вечером приём для участников.
Какие конференции мы берём в работу
- Отраслевые и партнёрские — для клиентов, дилеров, партнёров компании.
- Внутренние — годовые встречи сотрудников, конференции для региональной сети, стратегические сессии.
- Международные — с иностранными спикерами, синхронным переводом и логистикой гостей.
- Научные и образовательные — для вузов, ассоциаций, НКО.
Если вам нужна презентация продукта или открытие с одной ключевой точкой показа, это другой формат — ссылка в блоке «Похожие услуги».
Конференция под ключ: что входит
Площадка. Подбираем конференц-зал или отель под число участников и формат: пленарный зал, залы для секций, зона кофе-брейка, выставочная зона. Аренда конференц-зала — часть сметы, отдельно искать зал не нужно.
Регистрация участников. Онлайн-форма и списки, рассылки с напоминаниями, бейджи, стойки регистрации на входе, отдельная стойка для спикеров и VIP.
Техническое сопровождение конференции. Сцена, звук, свет, экраны, ноутбук с презентациями и пульт для спикера, микрофоны для вопросов из зала, синхронный перевод, трансляция и запись. Звук и свет ведёт наша команда, остальное организуем и проверяем на технической репетиции до начала конференции.
Спикеры. Сбор презентаций до дедлайна, брифинг перед выходом, тайминг выступлений, трансфер и размещение приглашённых спикеров. Программу и состав спикеров определяете вы.
Питание. Кофе-брейки, обед, фуршет или ужин для участников.
Навигация и брендирование. Указатели, программа на экранах, пресс-волл, баннеры по брендбуку — на казахском, русском и при необходимости английском.
Отчёт. Запись сессий, а также фото и видео — через 3 дня после конференции.
Как проходит подготовка конференции
- Бриф по программе: потоки, языки, число участников, нужен ли перевод и трансляция.
- Бронирование площадки, переводчиков и техники после утверждения сметы.
- Регистрация и спикеры: форма и рассылки, сбор презентаций, тайминг сессий.
- Техническая репетиция накануне или утром.
- День конференции: координаторы на регистрации, в залах и за сценой, технический контроль каждой сессии.
Организация конференции в Алматы: цена
На цену влияют число участников и залов, длительность, площадка, объём техники, синхронный перевод и трансляция, питание. Международная конференция дороже прежде всего из-за перевода и логистики спикеров.
Стоимость — по запросу в WhatsApp, работа агентства — 10% от сметы. Предварительную смету по статьям присылаем в течение пары часов после брифа — с вариантами, где можно сэкономить без ущерба для программы.
Можно заказать только техническое сопровождение или регистрацию? Показать ответ
Да, можно взять отдельные блоки: техническое сопровождение, регистрацию участников или координацию в день конференции.
Кофе-брейки и обед — через площадку или отдельный кейтеринг? Показать ответ
Смотрим по площадке: у отелей обычно своя кухня, у лофтов и конференц-центров — нет. Сравниваем варианты по цене и формату и включаем выбранный в общую смету.
Можно ли провести гибридную конференцию с онлайн-участниками? Показать ответ
Да. Трансляция на вашу платформу или YouTube, вопросы из онлайна модератору, запись сессий. Требования к связи проверяем на площадке заранее.
На каких языках может идти конференция? Показать ответ
Казахский, русский, английский. Синхронный перевод организуем вместе с кабинами и оборудованием, навигацию и экраны делаем на нужных языках.
Обсудим вашу конференцию
Напишите дату, число участников и что нужно из техники и перевода. Зададим уточняющие вопросы и пришлём предварительную смету.